ドキュメントライブラリへのファイルの追加
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この記事では、ドキュメントライブラリへのファイルの追加を開始するのに役立つ次のトピックについて説明します。
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ファイルのアクセス許可と役割の付与： ファイルを追加、表示、更新できるユーザーを決定します。 ファイルを追加する前にこれを行うと、必要なファイルだけがドキュメントライブラリにアクセスできるようになります。
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ファイルの追加： 特定のタイプのファイルとそれに関連するメタデータをドキュメントライブラリに追加します。
ファイルの権限と役割の付与
ファイルを追加、表示、更新できるユーザーを慎重に管理する必要があります。 さまざまな目的であらゆる種類のファイルを保存できます。 たとえば、特定のサイトメンバーのみを対象としたファイルセットと、ゲストを含む全員を対象としたファイルセットがあるとします。 役割と権限 を使用して、ドキュメントライブラリファイルへのアクセスを制御できます。 ドキュメントライブラリのフォルダアクセス許可は、ファイルの整理にも役立ちます。
次の手順に従って、サイトのドキュメントとメディアでファイルを管理するためのロールを作成します。
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メニュー （
）を開き、 コントロールパネル→ユーザー→ロールます。
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[ Site Roles ]タブ（または組織ロールの場合は[ Organization Roles]）を選択し、[ Add ]ボタン（
）をクリックしてロールの作成を開始します。
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役割に名前と説明を付け、[ *] [保存]*クリックします。
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役割の[ Define Permissions ]タブを選択します。 ロールの権限定義画面で、 サイト管理 → コンテンツ → ドキュメントとメディアます。 [ General Permissions セクションで、[ Access in Site Administration ]を選択し、[ Save]をクリックします。
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メディアを管理する必要があるユーザーにこの役割を割り当てます。 役割に関連する本や他のトピックの詳細については、以下を参照してください 役割と権限に関する資料。
追加メニューの使用
次の手順に従って、サイトのドキュメントライブラリにファイルを追加します。
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メニュー （
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[ 追加 ]アイコン（
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アップロードするファイルの選択と必要なドキュメントタイプフィールドへの入力が完了したら、[ 公開]をクリックします。
フォルダー：アプリのファイルシステムに新しいフォルダーを作成します。
ショートカット：表示できるドキュメントへのショートカットを作成します。 ショートカットにアクセス許可を設定して、ショートカットを介して元のドキュメントにアクセスできるユーザーを指定できます。
リポジトリ：外部リポジトリへのアクセスを追加します。 詳細については、 ストアタイプのドキュメント を参照してください。
複数のドキュメント：複数のファイルを一度にアップロードします。 すべてのファイルに単一の説明とドキュメントタイプを適用できます。 また、ファイルを 分類してタグを付け、 デフォルトの権限を割り当てることもできます。
基本ドキュメント： つのファイルをアップロードします。 デフォルトでは、基本的なドキュメントはメタデータセットによって記述されていません。
[追加]メニューの残りの項目は、一意のメタデータセットによって記述されるデフォルトのドキュメントタイプです。 ドキュメントタイプに属するドキュメントを追加すると、アップロードするファイルを選択して、ドキュメントタイプのメタデータセットで定義されたデータを入力できるフォームが表示されます。 たとえば、 契約 ドキュメントタイプは、法的契約を説明するために使用されます。 デフォルトでは、契約は発効日、有効期限、契約タイプ、ステータス、法的レビュー担当者、署名機関、取引名のフィールドで記述されます。
定義されているカスタムドキュメントタイプも[追加]メニューに表示されます。