フォルダーの作成
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最も限定されたファイルセットを除くすべてを整理するには、フォルダーが必要です。 ここでは、ドキュメントライブラリ内のフォルダーを操作する方法を学習します。
フォルダを追加する
フォルダを追加するには、次の手順に従います。
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メニュー (
)を開き、サイトの名前をクリックして、サイトの コンテンツ→ドキュメントとメディア します。 [ドキュメントとメディア]画面が表示され、ドキュメントとメディアライブラリの ホーム (ルートフォルダ)が表示されます。
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Add アイコン(
)をクリックし、 Folderを選択します。 New Folderフォームが表示されます。
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[新しいフォルダ]フォームで、フォルダに名前を付けて説明します。 次に、[ 権限 セクションを展開し* 。
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[権限]セクションで、フォルダの権限を設定します。 表示可能な *メニューでは、フォルダーの表示権限を持つユーザーを選択できます。
- 誰でも(Guestロール。これがデフォルトのオプションです)
- サイトメンバー
- オーナー
[ *その他のオプション* リンクをクリックして、ゲストロールとサイトメンバーロールの他のフォルダー権限を選択します。 既定では、サイトメンバーはファイル、サブフォルダー、ショートカットを追加し、フォルダーのファイルへの変更をサブスクライブできます。 ゲストにはそのような権限はありません。これは通常、必要な権限です。
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フォルダの作成を完了するには、[権限]セクションで選択を行った後、[ 保存 ]をクリックします。
フォルダを作成すると、ドキュメントライブラリに表示されます。 フォルダーの アクション メニュー()を開くと、フォルダーを管理するためのいくつかのオプションが表示されます。 次のセクションでは、これらのオプションのいくつかについて説明します。
ドキュメントタイプの制限とワークフロー
フォルダーを作成した後、そのフォルダーで許可されるドキュメントの種類を制限できます。 あなたはまた、どのような選択することができます ワークフロー (もしあれば)に追加したり、フォルダに編集したファイルを承認するために使用します。
フォルダのドキュメントタイプの制限とワークフローを変更するには、次の手順に従います。
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フォルダの Actions メニュー(
)をクリックし、 Editを選択します。
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Document Type Restrictions and Workflow セクションを展開します。 このセクションでは、次のオプションから選択します。
- 親フォルダー(親フォルダー)のドキュメントタイプ制限とワークフローを使用する
- このフォルダー(現在のフォルダー)の特定のドキュメントタイプの制限とワークフローを定義する
- このフォルダー(現在のフォルダー)の既定のワークフロー
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完了したら、[ 保存 クリックします。
フォルダのアクセス許可を設定する
フォルダーを作成するときに、新しいフォルダーフォームを使用してその権限の一部を設定できます。 ただし、フォルダーのアクセス許可の微調整は、フォルダーの作成後にのみ実行できます。
次の手順に従って、フォルダのアクセス許可を微調整します。
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フォルダーの Actions メニュー(
)をクリックし、 Permissionsを選択します。 [権限]ウィンドウが表示されます。
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[権限]ウィンドウで、このフォルダに使用する権限を設定します。 以下に示す権限は、各役割で使用できます。
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権限の設定が完了したら、[ 保存 クリックします。
アクセス:フォルダのコンテンツにアクセスします。
更新:フォルダーの属性を編集するか、フォルダーを新しい親フォルダーの下に移動します。
サブフォルダーを追加:フォルダー内にフォルダーを作成します。
ショートカットの追加:役割が表示を許可されているフォルダー内の任意のファイルへのショートカット(リンク)を作成します。
購読:ファイルがフォルダーに追加または変更されたときに電子メール通知を受信します。 Documents and Mediaの Options ()→ Configuration メニューからメール送信者とテンプレートを指定できることに注意してください。
ドキュメントを追加:新しいファイルをフォルダーに追加します。
権限:フォルダの権限を表示および変更します。
削除:フォルダをごみ箱に移動します。
表示:フォルダを表示します。