文書タイプ

文書タイプ

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ドキュメントタイプはメタデータフィールドで構成され、ユーザーがドキュメントライブラリファイルの目的を定義するのに役立ちます。 たとえば、組み込みの 契約 ドキュメントタイプには、発効日、有効期限、契約タイプ、法的レビュー担当者などのメタデータフィールドが含まれています。 ユーザーが契約ドキュメントタイプのドキュメントライブラリファイルを作成すると、それらのメタデータフィールドにデータを入力できます。 ドキュメントタイプは、ファイルを検索やワークフローなどの他の機能と統合するのにも役立ちます。 検索はファイルメタデータで機能するため、ユーザーはファイルをより速く見つけることができます。 特定のドキュメントタイプにワークフローを適用することもできます。 また、特定の種類のドキュメントのみを保持するフォルダーを指定することで、ドキュメントライブラリをよりきれいに整理できます。

ドキュメントタイプの管理

利用可能なドキュメントの種類を確認するには、 メニューProduct Menu)を開き、サイトのメニューを展開して、 コンテンツドキュメントとメディアます。 次に、[ Document Types ]タブをクリックします。 検索可能なテーブルにドキュメントタイプが一覧表示されます。 次のアクションは、アクションボタン(Actions)を介して各ドキュメントタイプで使用できます。

  • 編集:ドキュメントタイプを編集します。
  • 権限:ドキュメントタイプの権限を設定します。
  • 削除:ドキュメントタイプを削除します。 ドキュメントタイプはごみ箱をサポートしていないことに注意してください。 文書型を削除すると、それは永久に失われます。

図1:ドキュメントタイプ管理ウィンドウでは、既存のドキュメントタイプを表示したり、新しいドキュメントタイプを作成したりできます。

ドキュメントタイプの作成

次の手順に従って、ドキュメントタイプを作成します。

  1. メニューProduct Menu)から、サイトのメニューを展開し、 コンテンツドキュメントとメディア移動します。 次に、[ Document Types ]タブをクリックします。

  2. [ 追加 ]ボタン(Add)をクリックします。 New Document Type フォームが表示されます。

  3. ドキュメントタイプに名前と説明を入力します。

    図2:新しいドキュメントタイプを作成します。

  4. ドキュメントタイプで使用するメタデータを定義します。 これは、次の形式のセクションで行います。

    • メインメタデータフィールド: これらはドキュメントタイプに直接関連付けられています。 これらはフォームを介してのみ作成でき、他の種類のドキュメントでは使用できません。 これらのメタデータフィールドは、 メタデータセット作成するときと同じ方法でフォームで作成および編集します。
    • 追加のメタデータフィールド: ドキュメントタイプに関連付けるメタデータセットを選択します。 各ドキュメントタイプは、1つ以上のメタデータセットに関連付けられている必要があります。 同じメタデータセットを使用するドキュメントタイプを区別するには、異なるメインメタデータフィールドを定義します。
  5. フォームの 権限 セクションで、ドキュメントタイプの権限を定義します。 デフォルトでは、サイトのゲストを含め、誰でもドキュメントタイプを表示できます。 表示、更新、削除、およびアクセス許可の構成をサイトメンバーまたはドキュメントタイプの所有者に制限できます。

  6. 新しいドキュメントタイプの指定が完了したら、[ 保存 クリックします。

Documents and Mediaの Add メニューからドキュメントを追加するときに、ドキュメントタイプを使用できるようになりました。 ユーザーがドキュメントタイプの新しいファイルを作成すると、ドキュメントを説明するメタデータフィールドが表示されます。

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